Für viele Menschen ist der Arbeitstag oft viel zu kurz für das Arbeitspensum, was es zu bewältigen gibt.
Mit den folgenden einfachen Ratschlägen, bekommen Sie mehr in ihrer Arbeitszeit erledigt:
1. Starten Sie früher in den Arbeitstag
Es mag banal klingen, aber dadurch, dass Sie früher mit dem Arbeiten beginnen, bekommen Sie deutlich mehr erledigt. Fangen Sie vor allen anderen an, gewinnen Sie ruhige, ungestörte Arbeitszeit und sind zudem ausgeruht und voller Energie.
2. Erstellen Sie eine Todo Liste
Die gute alte Todo-Liste wird zwar oft verteufelt, doch dennoch bleibt Sie ein wichtiges Werkzeug um sich im Klaren zu sein, was an einem Arbeitstag erledigt werden muss.
3. Erledigen Sie die wichtigsten Dinge zuerst
Am Anfang des Arbeitstages haben Sie in der Regel das höchste Level an Energie. Nutzen Sie diese Energie um ihre wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben zu erledigen, anstatt diese wertvolle Zeit mit Kleinkram zu vergeuden.
4. Räumen Sie ihren Arbeitsplatz auf
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz hilft Ihnen sich zu fokussieren und schnell die wichtigen Dinge zu finden. Dies macht ihren Arbeitstag insgesamt effizienter. Schaffen Sie deshalb zumindest am Ende des Arbeitstages Ordnung auf ihrem Schreibtisch. Noch besser ist, wenn Sie ihren Arbeitsplatz nach einer erledigten Aufgabe aufräumen und so Fokussierung für ihr nächstes Vorhaben schaffen.
5. Bleiben Sie fit
Den ganzen Tag am Schreibtisch zu sitzen ist nicht gesund und macht auch müde. Um fit zu bleiben sollten Sie zwischendurch aufstehen und ein kleines Fitnessprogramm absolvieren. Sie können entweder Übungen machen (hier ein paar Tipps) oder für einen kurzen Spaziergang gehen. Falls Sie etwas mehr Zeit haben, so können Sie natürlich auch eine Runde laufen gehen oder eine Stunde ins Fitnesscenter gehen.
6. Trinken Sie genug Wasser
Damit Sie konzentriert und fit bleiben, sollten Sie darauf Acht geben, dass Sie genügend Flüssigkeit während eines Arbeitstages trinken. Die effektivste Lösung ist es oft, sich einfach eine Karaffe mit Wasser auf den Schreibtisch zu stellen.
7. Vermeiden Sie Multitasking
Viele Jahre lang wurde auf Multitasking ein Loblied gesungen – allerdings zu unrecht. Multitasking führt vor allem zu weniger Effektivität und mehr Fehlern. Konzentrieren Sie sich deshalb immer nur stets auf eine Aufgabe und beginnen Sie erst dann eine andere, wenn diese erledigt ist.
8. Schlafen Sie genug
Wer nicht übermüdet in den Arbeitstag startet, hat die nötige Kraft um viele Aufgaben an einem Tag zu erledigen und konzentriert zu arbeiten. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie jeden Tag genügend Schlaf bekommen.
9. Schalten Sie Social Media ab
Eine der größten Ablenkungsquellen in der heutigen Welt sind soziale Medien. Jedes Jahr werden Millionen Euro an Arbeitskraft weltweit vergeudet, weil während der Arbeitszeit soziale Medien besucht werden. Machen Sie es sich deshalb zur Gewohnheit, soziale Medien vielleicht nur 1-2x pro Tag zu prüfen und die Zeit, die Sie dort verbringen zu begrenzen.
10. Prüfen Sie ihre E-Mails nicht ständig
Um mehr an einem Tag gemacht zu bekommen, sollten Sie vermeiden die E-Mails ständig zu prüfen. Dies kostet wertvolle Zeit, bringt einem aus dem Arbeitsrhythmus und ist in den meisten Fällen nicht wirklich notwendig. Stattdessen sollten Sie sich angewöhnen ihre E-Mails nur zu definierten Zeitpunkten zu prüfen – beispielsweise nur alle 2 Stunden. Dies reicht in der Regel völlig aus. Erwarten Sie eine wirklich wichtige E-Mail so können Sie natürlich eine Ausnahme machen. Doch lassen Sie die Ausnahme nicht zur Regel werden.
11. Schalten Sie Push Nachrichten am Telefon und am Computer ab
Mittlerweile benachrichtigen uns Apps und Programme in vielen Fällen automatisch, wenn es etwas Neues gibt – egal ob es sich um eine neue Facebook-Nachricht eines Freundes handelt, eine neue E-Mail im Postfach oder dass ein neues Katzenvideo bei Facebook hochgeladen wurde. Diese Benachrichtigungen in Form von blinkenden LEDs, Piepen oder PopUp Fenstern lenkt ab und stört den Arbeitsfluss unnötig. Schalten Sie deshalb diese Benachrichtigungen ab. Wissen Sie nicht wie dies funktioniert? Mit einer Suche bei Google & Co werden Sie schnell eine Lösung finden.
12. Limitieren Sie die Zeit für ihre Aufgaben
Ineffizienz hat oft ihren Ursprung darin, dass wir versuchen alles möglichst perfekt zu machen. Ein einfacher Trick um keine Zeit zu vergeuden ist, dass man einfach die Zeit für das Erledigen einer Aufgabe limitiert. So setzen Sie sich ein wenig selbst unter Druck und zwingen sich gleichzeitig sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.
13. Machen Sie Pausen
Niemand kann einen ganzen Arbeitstag effizient arbeiten ohne Pausen zu machen. Achten Sie darauf regelmäßig vom Schreibtisch aufzustehen und kurz zu verschnaufen. Mit der neuen Energie können Sie anschließend wieder voll durchstarten.
14. Bündeln Sie ähnliche Aufgaben
In einem normalen Arbeitsalltag fallen viele Aufgaben an, die von der Natur her ähnlich sind. Klassische Beispiele sind das Beantworten von E-Mail oder das Erledigen von Telefongesprächen. Durch die Bündelung dieser ähnlichen Aufgaben steigern Sie die Produktivität.
15. Seien Sie auch mal nicht erreichbar
Leute die ins Büro kommen oder ständige Telefonanrufe können die Produktivität komplett zunichtemachen, da Sie immer wieder aus dem Arbeitsfluss geholt werden und sich nicht auf die Aufgaben konzentrieren können. Seien Sie deshalb auch ganz bewusst mal nicht erreichbar, schließen Sie ihre Bürotür und schalten Sie ihr Telefon auf lautlos.
16. Streichen Sie unnötige Meetings
Viele Meetings in der heutigen Arbeitswelt sind nicht nötig, haben kein konkretes Ergebnis und kosten viele produktive Arbeitsstunden. Fragen Sie sich deshalb ob ein Meeting wirklich die effizienteste Lösung ist um die Aufgabe zu lösen und streichen Sie alle Meetings, die nicht notwendig sind. Sollte ein Meeting zielführend sein, so limitieren Sie klar die Zeit, stellen Sie eine straffe Agenda auf und lassen Sie es nicht zu, dass Mitarbeiter unvorbereitet in das Meeting kommen.
