Zu einem erfolgreichen Unternehmen gehört u.a. ein Produkt, das einen bestehenden Bedarf abdeckt, gesunde Finanzen und starke Kundenbeziehungen. Wenn es darum geht, Vertrauen beim Kunden zu wecken und aufrechtzuerhalten, ist es oft die Kleinigkeiten im Alltag, die die größte Wirkung erzielen. Über diese 5 Grundhöflichkeiten wird sich der Kunde freuen – und ihn an Ihr Unternehmen zu binden helfen.
Den Empfang von Dokumenten usw. bestätigen
Es gibt nichts Nervigeres als wenn man jemandem wichtige Dokumente oder Informationen zusendet und dieser kein Zeichen abgibt, dass er sie empfangen hat. Man bleibt auf dieser Unsicherheit sitzen und kann sich nicht mehr so richtig konzentrieren. Noch schlimmer ist es, wenn die übermittelten Dokumente Vertrauliches enthalten.
Helfen Sie dem Kunden indem Sie ihm eine kurze Bestätigung schicken. Das zeigt nicht nur Aufmerksamkeit, sondern nimmt ihm auch die Sorge, dass seine Dokumente in die falschen Hände geraten sind.
Aber auch wenn die Korrespondenz keine Dokumente enthält, sollten Sie…
Jede E-Mail beantworten
Jüngst habe ich mich selbst über einen Geschäftspartner geärgert, der – auch bei ausdrücklichen Fragen – öfters einfach nicht mehr geantwortet hat. Hat er meine Fragen übersehen, oder schlicht ignoriert? So blieb ich immer wieder „hängen“ – was die Zusammenarbeit unnötig erschwert hat.
Auch wenn man zeitlich unter Druck steht, sollte man Zeit nehmen, zurück zu schreiben – auch dann, wenn Sie die gestellte Frage für überflüssig halten. So meidet man Missverständnisse und unnötige Ärger.
Zurückrufen bei verpassten Anrufen
Hat ein Kunde Sie nicht am Telefon erreichen können, vergessen Sie nicht, zurückzurufen. Das liegt eigentlich auf der Hand. In Stresszeiten ist es doch leicht, in die „er-wird-sich-selbst-wieder-melden“ Falle zu tappen. Beim Kunden kommt das nicht gut an – Sie sind ja schließlich der Dienstleister! Schiebt man ihm dauernd die Aufgabe, wieder anzurufen, zu, wird er Ihnen irgendwann nicht mehr nachlaufen.
Seien Sie klar und verbindlich in der Kommunikation
Genauso wie Sie muss der Kunde seine Arbeit planen und organisieren. Er wird Ihnen enorm dankbar sein, wenn Sie ihm klar sagen z.B. bis wann er mit einer Antwort von Ihnen rechnen kann oder wann Sie telefonisch erreichbar sind. Klarheit und Transparenz in der Kommunikation stärken das Vertrauen; die Zusammenarbeit gestaltet sich reibungsloser und effizienter.
„Danke“ sagen
Eine kurze E-Mail, um sich beim Kunden zu bedanken ist kein lästiger Spam, sondern eine Grundhöflichkeit. Viele machen es trotzdem nicht. Das ist ein Fehler! Dieses kleine Zeichen der Wertschätzung ölt die kleinen Räder in der Maschinerie der Geschäftsbeziehung und sichert, dass diese weiter „wie auf Schienen“ läuft.
Foto: Steven Depolo
